Переход на дистанционный труд

Перевод сотрудников на дистанционный труд

В трудовом кодексе глава о дистанционном труде появилась в апреле 2013 году. Много работодатели использовали данную возможность законодательства и перевели «полевых» сотрудников на дистанционный трудовой договор.  С 1 января 2021 года вступила в действие новая редакция главы 49.1. Данный закон обязал работодателя внести изменения в кадровые документы для дистанционных сотрудников, а также значительно расширил возможности работодателя для отдельных категорий сотрудников.

О чем же нам говорит новый закон? В каких случаях работодатель может использовать эту часть законодательства?

Случай № 1, «особые обстоятельства». Этот пункт касается сотрудников, которые  были переведены на удаленную работу в условиях пандемии в марте — апреле 2020 года. Как правило, несмотря на отмену президентом «не рабочих дней», многие компании не вернули сотрудников работать в офис и сотрудники продолжают частично или полностью работать удаленно.

Случай № 2, «полевые сотрудники».  Это сотрудники, которые работают на условиях дистанционного трудового договора в соответствии с действующим на сегодняшний день законодательством.  Как правило на дистанционный труд с 2013 года переводили сотрудников, которые работают в регионах и не имеют стационарного рабочего места. В этом пункте речь идет о торговых и медицинских представителях, инженерах, IT-специалистах.

Случай № 3, «смешанный режим». Возможность заключить дистанционный трудовой договор для сотрудников, которые могут чередовать периоды работы дистанционно и стационарном рабочем месте. Подобной возможности ранее законодательство не предусматривало. Этот режим сейчас используют в своей работе большинство компаний.

Рассмотрим, что для каждого случая работодатель должен сделать с учетом новых требований закона о дистанционном труде: 

Случай №1. В новом законе предусмотрен временный перевод на дистанционную работу, если будут особые обстоятельства, такие как пандемия. В Москве, например, такие требования были к 30% сотрудников. То есть работодателю необходимо подготовиться к подобному режиму работы. А именно, разработать для таких особых обстоятельств ЛНА, который регулировал временный перевод на дистанционную работу. Это прямое требование закона. В каждой компании обязательно должен быть такой ЛНА.  Самое важное, что закон требует «достоверно подтвердить получение работником такого ЛНА». То есть в условиях, когда правительство, например, объявляет с завтрашнего дня обязанность работодателя перевести не менее 30% сотрудников на временный дистанционный труд, то разрабатывать ЛНА и знакомить с ним сотрудников не будет времени. В подобной ситуации Moscow Lawyers Group видит риски со стороны сотрудников. Возможна такая ситуация. Выходит решение органа государственной власти о запрете перемещения по территории. Сотрудники остаются дома, при этом они не ознакомились с ЛНА о временном переводе на дистанционный труд и отказываются выполнять свою работу (Moscow Lawyers Group столкнулась с подобными кейсами у своих клиентов в апреле 2020 года). Соответственно работодатель будет обязан оплатить работникам 2/3 заработной по части второй стать 157, простой «по причинам не зависящим от работника и работодателя».

Так же в этом случае есть риск наступления несчастного случая и уголовной или административной ответственности генерального директора.

Законодательство предъявляет особые требования к такому ЛНА. Прежде всего порядок организации труда и взаимодействия, порядок обеспечения работников оборудованием и программным обеспечением, порядок компенсации работникам использования личного имущества.  Все эти требования необходимо тщательно разработать, чтобы избежать возможность сложных ситуаций при взаимодействии с сотрудниками в особых обстоятельствах при «удаленной» работе.

Случай №2.  Внесенные изменения  в закон о дистанционном труде обязывает работодателя пересмотреть свои документы, созданные ранее для «полевых» сотрудников.  К сожалению, законодатель исключил возможность и далее использовать отдельные основания для увольнения дистанционных сотрудников. Остаются только два основания для увольнения, которые необходимо детально проработать, чтобы иметь возможность их использовать. Новый закон напрямую требует предусмотреть отдельным ЛНА и порядок взаимодействия с сотрудниками, сроки и порядок обмена документами, в том числе электронными и т.п.  Соответственно, при вступлении нового закона о дистанционном труде в силу, работодатель обязан привести в соответствие свои имеющиеся документы.

Случай № 3.  Законодатель расшил понятие дистанционной работы и в новом законе предлагает считать дистанционными работниками тех, кто работает частично удаленно, частично в офисе. Это новая возможность работодателя, которая позволяет всех офисных сотрудников сделать дистанционными сотрудниками. Почему данное изменение законодательства «возможность»?  Именно потому, что законодатель вводит специальное регулирование для дистанционных сотрудников. Используя такое регулирование, работодатель может оптимизировать документооборот без риска нарушить законодательство. Работодателю необходимо принять решение по вопросу будет ли он использовать данные возможности. Так же под случай № 3 попадает та часть компании, которая не вернула своих сотрудников на работу в офис на все 100% после отмены правительством «не рабочих дней». 

Возможности, предусмотренные новым законодательством:

Возможность №1. Новый закон о дистанционном труде дает возможность работодателю установить отдельный порядок предоставления отпусков дистанционным сотрудникам. Соответственно, для полевых и смешанных сотрудников возможно разработать особый ЛНА об отпусках где возможно предусмотреть отдельные правила и обязанности сотрудника и убрать риски, которые возникают у работодателя при наличии «хвостов» отпусков.

Возможность №2. Многие компании в условиях пандемии и фактического смешанного режима работы задумались о внедрении электронного кадрового документооборота. Новое законодательство о дистанционной работе и электронном документообороте однозначно дает возможность частично подписывать документы простой электронной подписью. Moscow Lawyers Group реализует такие проекты для своих клиентов.

Если компания внедряет электронный документооборот, то законодательство обязывает описать порядок подписи документов. И если работодатель для «полевых сотрудников», случай №2, не предусмотрел порядок подписания документов, то его необходимо проработать.

Возможность №3. Еще одна возможность, которую может использовать работодатель при переводе сотрудников на дистанционный труд – порядок взаимодействия.  Moscow Lawyers Group помогает компаниям внедрять дистанционный труд вот уже 7 лет. И всегда особое внимание мы уделяли порядку взаимодействия с сотрудниками.

Почему это важно?

Когда сотрудники находятся вне офиса, то они выходят из под прямого контроля работодателя и некоторые не добросовестные сотрудники могут манипулировать такой свободой. Поэтому юридическая компания Moscow Lawyers Group всегда очень тщательно прорабатывала обязанности работника, которые он должен исполнять.

Благодаря этому становится проще управлять сотрудниками и их контролировать,  минимизируя при этом время и деньги на расставание с недобросовестными сотрудниками. Moscow Lawyers Group, имея обширную судебную практику по трудовым спорам и конфликтным увольнениям хорошо понимает в каких случаях сотрудники могут манипулировать обстоятельствами дистанционной работы.

Моделируя такие обстоятельства наши экспертные юристы предусматривают в ЛНА способы воздействия на сотрудника.  Тем самым компания получает серьезные инструменты для того, что бы привлекать сотрудников к дисциплинарной ответственности.

Новое законодательство предъявляет прямые требования к созданию отдельного порядка взаимодействия при внедрении дистанционного труда. Вложив усилия в создание такого документа компания может получить инструмент, который будет отличным дополнением (или отдельным документом) к  должностной инструкции в части выполнения общих требований компании.

Обязательные требования нового законодательства.  

Законодательство по дистанционному труду достаточно четко конкретизирует необходимость создания дополнительных документов. Так для случая №2 «полевые сотрудники» надо провести аудит действующих документов. Убрать лишнее, добавить не достающее.  Для случая №1 «особые обстоятельства» создать новый документ на основе приобретенного компанией опыта «не рабочих дней».  При решении реализовать случай №3 «смешанный режим», создать новый пакет документов. Но для каждого из трех случаев есть обязательный минимум:

1. Разработать ЛНА о дистанционном труде, где указать порядок взаимодействия; порядок, сроки и способ обмена документами.
2. Разработать трудовой договор и дополнительное соглашение к трудовому договору
3. Решить вопрос с режимами работы, включением времени взаимодействия работодателя с работником в рабочее время.
4. Разработать систему компенсации сотрудникам при дистанционной работе
5. Определить перечень оборудования и программ, которые будут предоставлены работникам при дистанционной работе. Определить правила обучения сотрудников по использованию такого оборудования и программ.
6. Разработать подход к вопросу территории на которой работает сотрудник.

Каждому работодателе в нашей стране необходимо заняться вопросами внедрения дистанционного труда.  В компании необходимо будет подписать с каждым сотрудником хотя бы один документ – ЛНА о дистанционном труде. Как минимум для случая №1, временный перевод. И каждая компания  принимает для себя решение о глубине проработки возможностей предоставленных работодателем.

Moscow Lawyers Group хорошо это понимает. И именно поэтому предлагает предусмотреть дополнительные условия в трудовом договоре, позволяющие управлять дистанционной сотрудников. Имея обширную судебную практику и опыт увольнения конфликтных работников наши юристы предлагают подготовить переход на дистанционный труд так, что бы в последствии работодатель имел рычаги воздействия  на сотрудников, находящихся на дистанционном трудовом договоре.

В результате внедрения договоров дистанционного характера улучшается дисциплина, упрощается процесс увольнения сотрудников. Заключение трудовых договоров, —  это единственная на сегодняшний день возможность оформления сотрудников без регистрации отдельного структурного подразделения или филиала вне нахождения работодателя.

Юристы Moscow Lawyers Group имеют огромный опыт внедрения дистанционного труда. 48 проектов мы реализовали только за 2021 год. И на сегодняшний день уверены в эффективности своих рекомендаций в судах с дистанционными работниками. 29 судов из 29 за 2021 год выиграли наши эксперты только у дистанционных сотрудников.

Юристы Moscow Lawyers Group индивидуально подходят к внедрению дистанционного труда, учитывает стратегию компании и корпоративную культуру. В документах важно описать действующие в компании бизнес-процессы, отражающие работу. Подобрать решения, которые могут быть реализованы и приемлемы для каждой конкретной компании. 

Как мы делаем такие проекты? 

План проекта внедрение дистанционного труда и кадрового электронного документооборота в компании 

Этап 1. Разработка дорожной карты проекта перехода на дистанционный труд. 

• Moscow Lawyers Group проведет аудит кадровых документов имеющихся в компании для случаев №1 и №2, для выявления степени соответствия данных документов новым требованиям трудового законодательства. Оценит риски работодателя и необходимость менять данные документы.

• Moscow Lawyers Group проведет интервью с HR и руководителями бизнес подразделений для согласования целей проекта и ограничений проекта.

• Moscow Lawyers Group подготовит презентацию об изменениях, которые необходимо сделать и о возможностях которые могут быть реализованы в компании.

• Клиент соберет всех заинтересованных лиц на общую встречу, на которой наши юристы сделают презентацию. На данной встрече мы обсудим глубину проработки документов и желание использовать возможности ТК РФ для конкретного проекта.

• Юристы Moscow Lawyers Group во время встречи ответят на все вопросы в части требований трудового законодательства и в части опыта внедрения дистанционного труда.

• Юристы Moscow Lawyers Group оформят план проекта по внедрению проекта по дистанционному труду.

Результат первого этапа: 

1. Экспертное заключение по результатам аудита в котором будет содержаться перечень необходимых изменений.

2. План проекта по внедрению дистанционного труда с целями и задачами проекта, а так же определение глубины проработки документов.

Продолжительность выполнения первого этапа –  5 рабочих дней. 

Этап 2. Разработка концепции дистанционного труда

 

• Наши юристы проведут интервью с HR, с целью выявления потребностей и задач, связанных с переходом на трудовые договора о дистанционном труде для «смешанного режима работы». Определение перечня документов и бизнес-процессов, которые будут согласовываться посредством внедрения электронного кадрового документооборота.

Юристы проведут интервью с HR для определения общего списка документов, создаваемых в компании при выполнении процедур взаимодействия с сотрудником. Даст рекомендации о том какие из этих документов возможно подписывать электронной цифровой подписью, а какие нет.

• Интервью с администраторами о бизнес-процессов (бухгалтер по авансовым отчетам, ассистент по командировкам) с целью определения бизнес процесса фиксирования простой  или усиленной ЭЦП.

• Интервью с представителями IT-подразделения с целью выявления правил/стандартов создания и контроля безопасности по внедрению кадрового электронного документооборота.

• Презентация концепции перехода на дистанционный труд. Юристы Moscow Lawyers Group представят краткий план по содержанию каждого документа, которые далее будет создаваться.

Результат выполнения первого этапа: 

—    перечень документов, создание (изменение) которых необходимо для достижения целей проекта

—    планы по содержанию документов (по внесению изменений в документы), создание (изменение) которых необходимо для достижения целей проекта

Продолжительность выполнения первого этапа –  3 недели         

Этап 3: Создание документов, утверждённые в ходе выполнения второго этапа.

Примерный перечень документов, в которые будут созданы или изменены (точный перечень документов формируется и утверждается по результатам исполнения второго этапа проекта):

—      политика компании о дистанционном труде с описанным порядком взаимодействия с работниками

—      шаблон трудового договора о дистанционном труде,

—      ЛНА о работе с внутренними системами компании

—      ЛНА о порядке возмещения расходов

—     документы для внедрения кадрового электронного документооборота

— тексты для переговоров/письменных коммуникаций с сотрудниками, переходящим на договоры дистанционного труда

Moscow Lawyers Group разработает документы и вышлет клиенту на согласование.

Продолжительность выполнения третьего этапа – 3 недели.     

Гарантии Moscow Lawyers Group

Наши юристы в течении года после начала работы по проекту будут отслеживать судебную практику и ежемесячно предоставлять отчет о правоприменительной практике, а так же инициировать изменения в разработанные документы по результатам анализа правоприменительной практики, если таковые потребуются.