Компания планирует ввести электронную подпись для кадровых документов. Какие возможности для этого существуют?
Закон предусматривает несколько видов электронных подписей, которые могут использоваться при подписании документов и устанавливает условия признания этих подписей легитимными. Применимые виды электронных подписей для работника и для работодателя отличаются в зависимости от вида подписываемого документа и используемой для ведения электронного документооборота системы (ЭДО) (части первая — седьмая ст. 22.3 ТК РФ).
В частности, при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя работодателем используется усиленная квалифицированная электронная подпись.
При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:
- усиленная квалифицированная электронная подпись;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Компания, которая принимает решение об использовании электронных подписей, должна создать локальный нормативный акт, либо доработать имеющийся в компании.
Электронный больничный
Имеет ли право организация отказать сотруднику в приеме электронного больничного листа?
С 1 января 2022 года в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2021 № 126-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам обязательного социального страхования» выдача медицинскими организациями листков нетрудоспособности осуществляется только в форме электронного документа (ЭЛН).
Таким образом, с 1 января 2022 года основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам является ЭЛН и работодатель не имеет права отказать сотруднику в приеме больничного листа.
Команда юристов Moscow Lawyers Group с 2007 года оказывает профессиональную поддержку работодателей в сфере трудового права.
Наша компания имеет большой опыт в реализации проектов по внедрению электронного документооборота, в том числе по разработке необходимых локальных нормативных актов, регулирующих все особенности ЭДО в вашей компании, и иных кадровых документов.
Для получения коммерческого предложения на оказание необходимых услуг, Вы можете направить нам запрос с описанием задач, которые хотели бы решить.
