Аутсорсинг кадрового администрирования

Аутсорсинг кадрового администрирования от Moscow Lawyers Group

Потребность российского и международного бизнеса в аутсорсинге учетных функций доказана опытом многих тысяч компании. Поэтому вопрос о переводе выделенных функций бизнеса на аутсорсинг уже не стоит. Основной вопрос – это выбор провайдера, который бы удовлетворял всем запросам бизнеса. Компания Moscow Lawyers Group Предоставляет своим клиентам услугу аутсорсинга HR-администрирования с 2007 года.

В последнее десятилетие произошла существенная трансформация аутсорсинга кадрового администрирования в части ориентации на потребности сотрудника и индивидуального подхода к нему. Сейчас недостаточно оформлять документы в соответствии с Трудовым законодательством.

Важно понимать и осознавать ценность человеческого капитала.

Наша компания готова гарантировать не только 100% качество документов, но индивидуальный и комфортный подход ко всем сотрудникам компании-клиента.

Ниже мы опишем наши подходы и методы, которые позволяют нам достигать 100% качества документов у наших клиентов, поэтапно опишем, как происходит запуск сервиса и что получают наши клиенты в итоге.

С какими основными параметрами мы работам при постановке сервиса аутсорсинга кадрового администрирования? 

1. Качество процессов аутсорсинга кадрового администрирования

Зачастую, бизнес процессы в компании выстроены сложно и запутанно, в них вовлечены большое количество участников, что делает кадровое администрирование громоздким, безконтрольным и рискованным, потому что человеческий фактор никто не отменял, а уровень контроля кадрового администрирования в компаниях очень низкий.

Moscow Lawyers Group на входе в компанию проводит аудит всех выстроенных бизнес процессов и предлагает клиенту оптимизацию, которая позволяет ускорить коммуникацию внутри компании и облегчает сложные моменты Трудового законодательства. Таким образом, все сотрудники компании клиента понимают все процедуры, связанные с их трудовой деятельностью, и получают все социальные гарантии в соответствии с действующим законодательством.

2. Непрерывность процессов аутсорсинга кадрового администрирования

Компании клиенту Moscow Lawyers Group предлагаем сервис аутсорсинга кадрового администрирования без больничных, отгулов и отпусков. На время отсутствия основного сотрудника мы предоставляем профессиональную замену, которая позволит обеспечить качество работы на высоком уровне.

3. Скорость реакции в сервисе аутсорсинг кадрового администрирования

В современном мире скорость оказания сервиса имеет превалирующее значение. Никто не будет ждать такси более 10 минут, а кто-то откажется от заказа, если машина не будет подана в пятиминутный срок. Мы так же учитываем это при оказании нашего сервиса и сразу регламентируем минимальные сроки подготовки документов и ответы на запросы клиента  в договоре. Сотрудники компании клиента всегда получают ответы в комфортные для них сроки. 

4. Закрытие рисков при аутсорсинге кадрового администрирования

Основной финансовый риск в части некорректного ведения кадрового делопроизводства – это штрафы со стороны ГИТ, военных комиссариатов, и других проверяющих органов. Компания Moscow Lawyers Group имеет более 15 лет опыта прохождения проверок инспектирующих органов, огромную команду юристов-экспертов и свою систему предотвращения рисков.

В случае плановой или внеплановой проверки государственной инспекции труда мы не только полностью ее сопровождаем, но и, несем полную финансовую ответственность, закреплённую в нашем договоре.

Moscow Lawyers Groupe при организации сервиса аутсорсинга кадрового администрирования идет именно от оценки рисков, а не от «процессов». HR-администрирование мы рассматриваем как процесс сбора доказательств добросовестности работодателя, а не «создание приказов и заполнение трудовых книжек». В этом наше принципиальное отличие от других провайдеров на рынке.

Помимо этого, мы экономим ресурсы наших клиентов, не делая избыточных операций, потому что точно понимаем, для чего создаем любой кадровый документ (пройти проверки без штрафов; выиграть суд; обеспечить работникам компании клиента все положенные социальные льготы).

Кроме того, экспертное знание всех нюансов трудового законодательства и четкое формулирование целей позволяет достигать максимального качества при оказании услуг. Moscow Lawyers Group умеет трансформировать опыт в технологии, поэтому наши клиенты не зависят от «человеческого» фактора.

Каждый клиент получает доступ к опыту, накопленному с 2007 года в работе с десятками международных и российских компаний.

Как только нам становится известно о новом риске или возможности оптимизировать бизнес-процессы, такие знания внедряются в инструкции по работе с клиентами, осваиваются на следующем ежемесячном обучении и начинают применяться. Таким образом, Moscow Lawyers Group инициативно защищает своих клиентов от рисков.

5. Качество документов в сервисе аутсорсинг кадрового администрирования

В нашей системе работы предусмотрен регулярный аудит кадровых документов, который проводит отдельный эксперт. Проверяется работа всех без исключения кадровых специалистов на всех участках работы. Проверка проводится на предмет закрытия всех рисков, связанных с Трудовым законодательством, будь то обязательные условия трудового договора, или фактическое наличие подписи в документах.

По итогам аудита результаты презентуются заказчику. Все недочеты, выявленные в ходе аудита, устраняются силами компании Moscow Lawyers Group. Таким образом, компании клиенты всегда уверены в качестве документов и, в случае обращения сотрудника в суд, выигрыш будет на стороне клиента.

Трехступенчатая система проверки качества, в том числе:

• регулярные внутренние ежеквартальные и ежегодные аудиты;
• ежемесячные совещания по клиентским ошибкам;
• KPI всех сотрудников, который зависит от качества результатов квартальных аудитов.

Все сотрудники проходят регулярное ежемесячное обучение и работают по единым стандартам. Мы регулярно проходим аудит Провайдеров услуг по стандарту SSAE 18.

В рамках аудита анализируются: 

— общие риски, в т.ч. вопросы информационной и физической безопасности данных;

— IT-риски;

— Специфические риски, связанные именно с услугами аутсорсинга кадрового администрирования. 

6. Проактивный подход в процессе оказания сервиса кадрового администрирования

Мы используем в нашей работе подход, нацеленный на постоянные улучшения и изменения. Moscow Lawyers Group старается постоянно становиться лучше и лучше для наших клиентов.

Трудовое законодательство существенно трансформируется в сторону цифровизации. Активно внедряется электронная цифровая подпись, уже внедрены электронные трудовые книжки, тестируется проект по прямым выплатам из ФСС. Компания Moscow Lawyers Group регулярно проводит мониторинг изменений и проактивно выходит к клиенту с предложениями по изменениям, не дожидаясь пока они вступят в силу.

7. Качество команды в сервисе аутсорсинг кадрового администрирования

Проект аутсорсинга кадрового администрирования сопровождают профессиональные эксперты, которые имеют постоянную поддержку у руководителя подразделения аутсорсинговых сервисов.

Руководитель-эксперт ведет только одну компанию-клиента и сосредоточен исключительно на их процессах, поэтому HR команде клиента не потребуется вовлекаться в текущие кадровые задачи. Таким образом, HR команда клиента будет иметь больше времени на решение стратегических задач.

Вся команда проекта кадрового администрирования отобрана по специальной методике, которая учитывает не только уровень профессиональных знаний и навыков, но и личностные особенности каждого специалиста.

Мы оцениваем наших сотрудников на стабильность, психологическую устойчивость, проводим замер удовлетворенности работодателем. Для нас принципиально важно, чтобы не только человек соответствовал должности, но и должность соответствовала человеку, что обеспечит долгое и максимально эффективное сотрудничество.

После тщательного подбора наши специалисты проходят профессиональное обучение по кадровому администрированию по методике Moscow Lawyers Group, которое состоит из экспертных блоков, включая теоретический и практический материал. Так же, наша программа включает в себя курс по работе с программным обеспечением, курс по тайм менеджменту и клиентоцентричности. Команда сервиса кадрового администрирования регулярно проходит оценку профессиональных компетенций и повышает свой профессионализм посредством системы регулярного внутреннего обучения.

Каждый специалист проходит внедрение в должность согласно плану адаптации. Адаптацией занимается непосредственный руководитель сотрудника, что существенно экономит время HR команды клиента.

Команда Moscow Lawyers Group работает в соответствии со стандартами и политиками компании клиента и находится в постоянной коммуникации с HR блоком. Для нас важно, чтобы все сотрудники клиента чувствовали себя максимально комфортно и были уверены в том, что работодатель обеспечит их всеми необходимыми социальными гарантиями.

Благодаря описанным выше подходам, мы готовим индивидуальное решение по аутсорсингу кадрового администрирования для клиента, которое максимально соответствуют всем корпоративным требованиям и стандартам компании заказчика.

 

Цели проекта аутсорсинга кадрового администрирования 

• Настроена и внедрена единая система кадровых процессов и документооборота
• Минимальная вовлеченность персонала Заказчика в процессы администрирования для решения более приоритетных задач
• Полный контроль над состоянием и соответствием законодательству документального фонда
• Соблюдение сроков формирования и исполнения документов
• Минимизация расходов и времени при реализации типовых кадровых бизнес-процессов
• Наличие всех подписей в документах
• Отсутствие штрафов в результате плановых и внеплановых проверок государственной инспекции труда
• Обеспечение прохождение проверок инспектирующих органов без наложения штрафных санкций

Результаты проекта аутсорсинга кадрового делопроизводства 

• Полный и легитимный пакет кадровых документов, а также их точная логистика внутри компании
• Стандартизированность всех бизнес-процессов по кадровому делопроизводству
• Гарантированная конфиденциальность передачи персональных данных внутри компании
• Индивидуальный подход к сотрудникам

 

Что мы предлагаем и какой подход используем? 

Мы предлагаем полный объём работ по кадровому делопроизводству, который позволяет соблюдать все требования законодательства РФ, проходить проверки без штрафов, а работникам получать все социальные гарантии. Мы выстраиваем нашу работу на проактивном и безрисковом подходе в решение всех вопросов в области кадрового делопроизводства и воинского учета, а также используем современные автоматизированные способы оказания сервиса у наших клиентов.

Настроим и внедрим единую систему кадровых процессов, воинского учета и кадрового документооборота с минимальной вовлеченностью вашего персонала, а также с учетом Вашей географической специфики деятельности.

Этапы проекта внедрение аутсорсинга кадрового делопроизводства у нового клиента:

ЭТАП 1.  Информация о запуске сервиса кадрового администрирования

Запуск аутсорсинга кадрового администрирования состоит из нескольких этапов и занимает порядка 2-х месяцев, в зависимости от особенностей и размеров клиента. Менеджеры составляют план проекта запуска сервиса, знакомят с ним заказчика. В процессе запуска мы проводим профессиональные интервью со всеми заинтересованными сторонами. Для наиболее эффективного старта нам необходимо порядка 24 часов вашего времени на сбор необходимой информации. Что мы сделаем:

• Составим план проекта по переходу на аутсорсинг кадрового администрирования
• Выявим все заинтересованные стороны проекта
• Определим задачи, сроки и исполнителей проекта перехода
• Согласуем с заказчиком план перехода на аутсорсинг
• Проведем анализ бизнес-процессов
• Составим инструкции по кадровому администрированию
• Запустим команду в производство сервиса

От Заказчика потребуется передача информации по существующим бизнес-процессам, логистике документов и особенностях администрирования на местах.

После запуска проекта все процессы, закрепленные в договоре мы возьмем на себя. Заказчик может участвовать в принятия управленческих решений и/или оказания управленческого воздействия на сотрудников, которые отказываются подписывать кадровые документы.

Степень вовлеченности, порядок взаимодействия Moscow Lawyers Group и Заказчика будут согласованы и прописаны в нашем договоре.

Мы самостоятельно обеспечиваем передачу информации при смене своих кадровых администраторов без привлечения контактных лиц Заказчика.

ЭТАП 2.  Запрос документов и сбор информации

Для проведения экспресс-аудита будет направлен список документов заинтересованным лицам для предоставления.

Дополнительно наши эксперты приедут к клиенту для сбора информации силами своих сотрудников на территории Заказчика. Далее  вся полученная информация консолидируется и предоставит ответственным лицам. 

ЭТАП 3.  Экспресс-аудит документов клиента 

На основании предоставленных и собранных документов эксперты компании Moscow Lawyers Group проведут экспресс-аудит кадровых документов. При необходимости мы утвердим новые шаблоны документов с Заказчиком.